Le processus par lequel on perfectionne ses compétences peut varier d'une organisation à une autre. On peut comparer, par exemple, la méthode DACUM, une méthode concise faisant appel à un groupe d'experts en la matière et qui dure quelques jours, à la méthode des analyses de professions, qui peut souvent prendre jusqu'à une année. Les besoins en formation sont définis à partir des résultats de ces analyses. Règle générale, le processus de perfectionnement des compétences va inclure les étapes suivantes :
- recherche documentaire (mission, plan d'activités, descriptions d'emploi, profils génériques, dictionnaires des compétences, bases de données);
- réunion d'un groupe d'experts chargé de définir : les besoins futurs, les employés très performants;
- entrevues;
- liste préliminaire des compétences;
- validation à l'aide de groupes de discussion;
- évaluation des écarts (variété d'instruments, p. ex., questionnaire d'auto-évaluation, évaluation 360 degrés, test normalisé);
- validation des tests au moyen d'entrevues avec les superviseurs;
- regroupement des besoins en formation et établissement des priorités.
| 1. Enquête sur les besoins en formation |
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- On demande aux gens quelles sont à leur avis les connaissances et compétences dont ont besoin les bons employés pour faire leur travail.
- On classe par priorité les connaissances et compétences recommandées et on les résume dans un programme de formation.
Va vraisemblablement être le plus utile dans les circonstances suivantes :
- lorsque de nouvelles occasions d'affaires se présentent;
- lorsqu’un nouveau système ou une nouvelle technologie doit être adopté;
- lorsque les programmes de formation existants doivent être revus ou mis à jour;
- lorsque les employés doivent assumer de nouvelles responsabilités;
- lorsque les emplois doivent être mis à niveau;
- lorsque l'organisation entreprend une réduction des effectifs;
- lorsque l'organisation connaît une croissance rapide.
| Avantages
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Inconvénients |
- Rapide, peu coûteuse
- Demande la participation de tous
- Faible risque
- Faible visibilité
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- Peu précise ou spécifique
- Fondée sur des opinions
- Difficile à valider
- Priorités difficiles à établir
- Difficile de se fier aux résultats ou d'évaluer l'importance de la formation
- Lorsqu’on demande aux gens quelle formation serait importante à leur avis, ils s’attendent ensuite à ce qu’on leur offre cette formation.
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| 2. Étude des compétences |
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- On demande à des personnes clés quelles sont à leur avis les compétences dont ont besoin les bons employés pour faire leur travail.
- On détermine quelles sont les connaissances et habiletés requises pour atteindre les compétences énoncées.
- On classe par priorité les connaissances et compétences recommandées et on les résume dans un programme de formation
Cette méthode est plus efficace dans les circonstances suivantes :
- Les compétences de la direction, des superviseurs ou des postes de professionnels doivent être définies.
- un système ou modèle crédible de recrutement, d'embauche, de perfectionnement et d'avancement doit être mis au point.
| Avantages
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Inconvénients |
- Relativement rapide, peu coûteuse
- Demande la participation de tous
- Permet de créer un consensus
- En plus de servir à définir les besoins en formation, cette méthode permet d'établir le profil de l'employé performant
- Permet de définir les besoins généraux en formation pour un vaste auditoire.
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- Il est difficile d'évaluer l'importance relative des compétences
- Il est difficile de se fier aux résultats ou d'évaluer l'importance de la formation
- Il est par conséquent difficile d'établir l'importance des connaissances et compétences
- Le consensus ne va pas nécessairement établir les différences essentielles entre un rendement exemplaire et un rendement moyen.
- Ne traite pas d'autres facteurs, dont le rendement
- Peut être très visible.
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| 3. Analyse des tâches |
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- On détermine quelles sont les tâches que doit effectuer l'employé pour que son travail soit exécuté correctement.
- On détermine quelles sont les connaissances et compétences requises pour exécuter correctement les tâches définies.
- On définit les priorités parmi les tâches retenues, et par conséquent les connaissances et compétences nécessaires, puis on les résume dans un programme de formation.
Cette méthode est plus efficace dans les circonstances suivantes :
- lorsqu'il faut rédiger de nouvelles descriptions d'emploi ou de nouveaux profils d'emploi pour des postes de gestion ou des postes opérationnels, dans le cadre du système de gestion du rendement
- lorsque des postes doivent être modifiés et qu'il faut déterminer le tâches [connaissances, habilitées et aptitudes] de chaque poste indemnisé
- lorsqu'il devient nécessaire de créer une série d’exigences en matière de formation, surtout en ce qui a trait aux postes techniques ou hautement spécialisés
| Avantages
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Inconvénients |
- Définition précise de tâches et des connaissances et compétences requises
- Produit un résultat qui peut être mesuré
- Demande la participation de tous
- Validation objective par l'observation
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- Demande du temps et des compétences
- Visible
- Il est difficile d’évaluer l'importance relative de tâches et par conséquent d'établir les priorités quant aux connaissances et compétences.
- Ne traite pas d’autres facteurs ayant une incidence sur le rendement.
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| 4. Analyse du rendement |
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- On détermine quel est le rendement nécessaire.
- On détermine les résultats et réalisations essentiels.
- On détermine quelles sont les tâches requises pour que l'employé puisse produire les résultats et réalisations attendus.
- On détermine les connaissances et compétences requises pour exécuter correctement les tâches définies.
- On détermine les autres facteurs (en plus des connaissances et compétences) qui peuvent avoir une incidence sur le rendement au travail, comme la conception des tâches, les ressources et la rétroaction.
- On classe par priorité les connaissances et compétences requises en fonction de leur incidence sur le rendement au travail, puis on les résume dans un programme de formation.
- On résume les recommandations afin de modifier les facteurs ayant une incidence négative sur le rendement.
Cette méthode est la plus efficace dans les circonstances suivantes :
| Avantages
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Inconvénients |
- Établit un lien entre les connaissances et compétences requises et le rendement au travail
- Permet une validation, une évaluation
- Traite d'autres facteurs ayant une incidence sur le rendement
- On peut établir les effets sur les résultats de la formation et par conséquent définir les priorités des connaissances et compétences.
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- Exigeant sur le plan des compétences et du temps
- Visible
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