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Gestion du personnel - Modes de transmission
Vidéoconférence et outils collaboratifs
Il existe plusieurs outils de conférence et de réunion virtuelle, mais la plupart peuvent être classés en deux catégories distinctes :
La vidéoconférence en salle de conférence, où deux groupes, voire davantage, échangent des renseignements par l'intermédiaire d'un système de transmission visuelle (image) ou audio (voix) unilatéral ou bilatéral. Les salles de conférence câblées sont traditionnellement à commande vocale. La personne qui a la parole a la maîtrise des lignes audio. Les élèves peuvent voir leur instructeur et l'instructeur peut souvent voir la classe; il a parfois la possibilité de faire un gros plan sur la personne qui s'adresse à lui.
La téléconférence assistée par ordinateur recourt à un système de transmission visuelle (image) unilatéral et à un système de transmission audio (voix) bilatéral pour permettre l'échange d'information. Si tous les ordinateurs sont équipés de caméras, les échanges entre l'instructeur et l'élève ou entre deux élèves sont retransmis audiovisuellement.
« La technologie de diffusion multimédia sera de plus en plus utilisée à l'interne dans les entreprises et dans les opérations interentreprises, ce qui fera augmenter leur dépenses en matériel, d'après Jupiter, une société spécialisée en études de marchés à New York. Jupiter à mis en évidence que les entreprises avaient dépensé l'année dernière 140 millions de dollars en technologie de diffusion multimédia et s'attend à ce que ce montant atteigne 2,8 milliards de dollars en 2005. »
(MAY, Jeff. « Jupiter Projects Streaming Media Boom. » InfoWorld. En ligne. www.infoworld.com, 12 avril 2001.)
(MAY, Jeff. « Jupiter Projects Streaming Media Boom. » InfoWorld. En ligne. www.infoworld.com, 12 avril 2001.)
Ce mode de transmission de la formation offre une expérience en direct, immédiate et synchrone; il propose un bon cadre de discussion en temps réel et l'équipement qu'il nécessite est relativement facile à faire fonctionner.
| Mise en ouvre d'une vidéoconférence |  |
Les entreprises de plus grosse taille, dont certains employés travaillent dans des zones géographiques éloignées, peuvent justifier le coût d'installation et d'entretien d'un équipement de vidéoconférence, étant donné les économies réalisées sur les frais de transport et de subsistance. Au lieu de faire prendre l'avion à des participants pour assister à des formations en salle de classe, il est possible d'organiser des vidéoconférences pour une fraction seulement du coût du billet d'avion, surtout s'il existe des locaux publics destinés à la tenue de réunions à la fois dans l'entreprise et sur les lieux de travail de ces employés.
Depuis 1997, le cégep Heritage College de Hull organise une formation à distance sur l'expansion des petites entreprises destinée aux apprenants adultes en partenariat avec la commission scolaire crie de la Baie James. 300 heures de formation sont dispensées par vidéoconférence aux communautés cries éloignées du nord du Québec, communautés qui se trouvent entre 750 et 1 800 kilomètres du cégep situé au nord de Hull, au Québec.
| Astuces relatives à la vidéoconférence | |
Il existe des techniques particulières que les formateurs doivent utiliser lorsqu'ils effectuent une présentation devant un groupe de travail virtuel, notamment, le fait de parler distinctement, d'attendre les réponses des apprenants, de solliciter les réponses de façon structurée et d'insérer des aides visuelles telles que des graphiques, des diagrammes ou des exemples afin de réduire le caractère monotone de l'intervention aux yeux des apprenants.
La vidéoconférence sur Internet nécessite un certain débit et un ordinateur de bureau un tant soit peu puissant. N'utilisez pas la vidéoconférence pour donner de l'information que vous pourriez facilement transmettre par courrier électronique.
Yvonne Marie Andres de la Global SchoolNet Foundation propose les 10 solutions suivantes pour réaliser des vidéoconférences plus efficacement :
Éclairage
Pendant une vidéoconférence, nous pouvons voir l'animateur ou le conférencier. Meilleur sera l'éclairage, meilleur sera le résultat visuel. L'éclairage nécessaire pour une vidéoconférence ressemble beaucoup à celui qui est nécessaire pour faire de bonnes photos :
- NE vous fiez PAS aux plafonniers
(surtout aux néons) - NE placez PAS le conférencier directement devant une fenêtre, sinon il sera en contre-jour
- N'essayez PAS d'englober plus de trois personnes dans le champ; il est important de pouvoir voir les expressions du visage du conférencier pendant qu'il parle
- AYEZ une lampe portative que vous pouvez diriger sur le conférencier à la façon d'un projecteur (une lampe de poche peut produire un bel effet)
Cartons aide-mémoire / contact visuel
Si le conférencier lit ses notes, le spectateur ne verra que son front. Le conférencier doit parler en regardant la caméra en face, comme le font les présentateurs de nouvelles. Imprimez vos notes en gros caractères sur des cartons aide-mémoire. Une personne placée derrière la caméra tient ces cartons, de sorte que le conférencier semble regarder la caméra en lisant ses notes.
Son
La transmission du son via Internet en est encore à ses balbutiements. Dans les bons jours, le son sera très net, mais les jours de forte affluence, il peut être très inégal. Voici quelques conseils pratiques pour améliorer la qualité de la transmission audio :
Faites un arrêt sur image
- Parlez trèèèèès leeeentement pour éviter de couper des mots entiers
- Parlez fort et articulez distinctement
- Modulez votre voix
Photos et accessoires
Les présentateurs doivent se glisser dans la peau des conteurs. Servez-vous de photos et d'accessoires pour illustrer les données que vous présentez. Présentez les photos en face de la caméra et faites un arrêt sur image. Puis, énoncez le texte qui accompagne la photo. Cette approche est beaucoup plus efficace que celle qui consiste à regarder indéfiniment une tête parlante.
Interactivité
La principale raison de la vidéo directe est l'interaction qu'elle favorise. Elle N'est PAS recommandée pour les transmissions unilatérales. La télévision produit un bien meilleur résultat. Lorsque vous effectuez une présentation, interrompez votre discours toutes les dix minutes (ou moins) pour favoriser l'interaction.
Apparence et attention
Rappelez aux apprenants qu'ils sont filmés, même s'ils ne parlent pas. Il peut être très distrayant de voir les téléspectateurs s'agiter, bailler ou parler entre eux. Il est de bon ton d'accorder toute votre attention à ce qui est en train de se dérouler. Si vous devez détourner votre attention, faites un arrêt sur image, de sorte que les autres participants ne soient pas distraits.
Certains vêtements passent mieux que d'autres à l'écran. Faites des essais avant la conférence, pour choisir ce qui convient le mieux.
Animateur
L'animateur joue un rôle essentiel dans le bon déroulement d'une vidéoconférence. Il se charge des mots de bienvenue, signifie à chaque participant son tour de parole, assure la dynamique de la conférence et favorise sa conclusion. Si vous êtes l'animateur de la conférence, conduisez-la. Si vous êtes un participant, ayez l'obligeance de regarder et d'écouter attentivement votre animateur!
Vidéoclips
Here are some tips on video clips:
- Il est bon d'utiliser des vidéoclips très courts (moins de 2 minutes) pour dynamiser votre présentation.
- N'oubliez pas que la vidéo semble beaucoup plus lente aux spectateurs qu'à vous.
Répétitions
Les répétitions sont une excellente idée. Vos élèves devraient s'entraîner face à la caméra, puis faire une critique mutuelle de leurs interventions plusieurs fois avant le grand jour!
Le spectacle doit continuer!
Une vidéoconférence en direct c'est un spectacle. qui doit continuer malgré les difficultés techniques! Si l'un des participants perd ses moyens, dépasse le temps qui lui est imparti ou disparaît, c'est à l'animateur et aux autres participants qu'incombe la tâche de combler ce manque. Habituellement, les participants manquants retrouvent leur chemin.
(ANDRES, Yvonne Marie, « Elements of an Effective CU-SeeMe Video Conference. », Global SchoolNet Foundation, En ligne. www.ga.k12.pa.us, 28 février 2002.)
