La gestion du savoir (GS) est complexe et comporte plusieurs volets. Il est par conséquent difficile de bien définir le terme. Elle peut inclure les éléments suivants :

• dépôt central des sources d'information;
• exploration en profondeur de données;
• remodelage des processus;
• gestion des publications;
• mesure des compétences;
• systèmes de collaboration;
• pratiques exemplaires;
• catalogues de ressources;
• formation.

Quoi qu'il en soit, la documentation contemporaine suggère de nombreuses définitions. Voici quelques-unes des définitions les plus simples :

• Gestion explicite et systématique des connaissances essentielles et des processus connexes de création, de cueillette, d'organisation, de diffusion, d'utilisation et d'exploitation. [Traduction libre]
• Système par lequel l'information atteint la bonne personne au bon moment. [Traduction libre]
• Système par lequel des groupes de gens deviennent collectivement plus intelligents. [Traduction libre]

La gestion du savoir n'est pas toujours axée sur la technologie et elle peut, par conséquent, ne pas convenir à la division de la technologie de l'information (TI) d'une organisation. La documentation récente sur le sujet laisse à penser que les spécialistes en ressources humaines et les formateurs sont les mieux qualifiés pour mener les initiatives de gestion du savoir.


Quoi qu'il en soit, que la gestion du savoir se module sur l'apprentissage électronique ou vice-versa, les deux soutiennent l'apprentissage continu.


Dans le contexte des PME, la gestion du savoir ne signifie pas nécessairement bases de données informatisées et logiciels de navigation complexes. Au contraire, des outils plus simples comme le Rolodex peuvent parfois suffire amplement. L'essentiel dans les plus petites organisations, c'est de s'assurer que les connaissances nécessaires aux employés pour faire leur travail sont révisées régulièrement et de manière systématique. Tout ceci, dans le but de corriger les lacunes et d'améliorer l'efficience grâce à une meilleure circulation de l'information.
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